Checklist: je koten klaar voor het nieuwe academiejaar

De zomer is voor veel kotbazen de drukste periode van het jaar. Oude huurders vertrekken, nieuwe komen aan, en tussendoor moet er nog geschilderd en hersteld worden. Met deze checklist vergeet je niets.

In het voorjaar: weten wie blijft

Hoe vroeger je weet welke koten vrijkomen, hoe meer tijd je hebt om nieuwe huurders te vinden.

• Vraag je huidige huurders in februari of maart of ze volgend academiejaar blijven.
• Noteer per kot de einddatum van de huidige huurperiode.
• Zet de koten die vrijkomen tijdig online, met recente foto's.
• Bekijk of de huurprijs voor volgend jaar aangepast moet worden.

Voor de start: het kot zelf

Een student die aankomt in een proper, werkend kot begint met een goed gevoel aan het jaar.

• Loop elk kot na op kleine defecten: lampen, stopcontacten, kranen, ramen en sloten.
• Plan grotere werken in juli, zodat ze zeker klaar zijn in september.
• Controleer brandveiligheid: rookmelders, brandblussers en vluchtwegen.
• Zorg dat de nodige attesten en keuringen up-to-date zijn en dat je ze snel terugvindt.

Het contract en de huurperiode

Duidelijke afspraken op papier voorkomen discussies achteraf.

• Leg per huurder de begin- en einddatum, de huurprijs en de vaste kosten vast.
• Spreek af hoe en wanneer de huur betaald wordt, en met welke mededeling.
• Noteer wie de huurwaarborg betaalt en op welke manier.
• Laat ook een ouder of borgsteller meetekenen als dat de afspraak is.

De plaatsbeschrijving bij intrede

Een goede plaatsbeschrijving is je beste vriend als het kot aan het einde van het jaar weer leeg komt.

• Doe de plaatsbeschrijving samen met de student, op de dag dat die intrekt.
• Neem foto's per ruimte en van bestaande schade, met datum.
• Laat beide partijen tekenen en geef de student een kopie.

Tip: bewaar de plaatsbeschrijving bij de huurperiode van die student. Dan hoef je in juni niet te zoeken.

De eerste weken

• Bezorg elke student een kort overzicht: wie contacteren bij een probleem, de afvalkalender, de wifi-gegevens.
• Kijk na of de eerste huurbetalingen correct binnenkomen.
• Plan een kort moment om te horen of alles in orde is.

De kalender van een kotbaas, maand per maand

Een checklist helpt pas echt als je weet wanneer je wat doet. Dit is een ritme dat voor de meeste koten werkt. Schuif gerust een maand op als je academiejaar anders loopt.

Papieren die je in september vaak vergeet

De drukte rond de intrek zorgt ervoor dat juist de administratie blijft liggen. Toch hebben enkele stappen een vaste termijn.

• Registratie: als verhuurder registreer je het contract binnen 2 maanden na het sluiten. Dat is gratis en kan online via MyRent. De plaatsbeschrijving registreer je mee. Kosten door laattijdigheid zijn voor jou.
• Plaatsbeschrijving: die moet er zijn voor de start of tijdens de eerste maand, gedateerd en door jullie beiden ondertekend.
• Huurwaarborg: de student stelt die ten vroegste 3 maanden voor de start. Een waarborg cash aannemen mag niet.
• Indexatie: gebeurt niet automatisch. Wil je indexeren, dan meld je dat schriftelijk, op of na de verjaardag van de start van het contract.

Kijk je kotlabel en attesten op tijd na

Attesten vervallen op hun eigen ritme, en dat ritme houdt geen rekening met je academiejaar. Controleer daarom in het begin van het jaar wanneer je conformiteitsattest en brandweerattest aflopen.

In sommige gemeenten is dit meer dan een formaliteit. Het Vlaams kotlabel is onder meer verplicht in Kortrijk en Diepenbeek, en het blijft enkel geldig zolang de onderliggende documenten geldig zijn. Lees op onze stadspagina's wat er speelt waar jij verhuurt.

De sleuteloverdracht: maak er geen chaos van

Op de drukste dagen komen tien studenten, hun ouders en een auto vol dozen tegelijk aan. Een paar afspraken besparen je veel gebel.

• Geef elke student een eigen tijdslot van minstens een half uur.
• Maak de plaatsbeschrijving vóór de dozen binnenkomen. Een leeg kot beschrijft makkelijker.
• Noteer welke sleutels en badges je meegeeft, en laat dat mee ondertekenen.
• Toon meteen waar de zekeringkast, de waterkraan en de brandblusser zitten.
• Noteer een telefoonnummer van een ouder of contactpersoon voor noodgevallen.

Wat zet je in je welkomstbericht?

Een goed bericht op de eerste dag voorkomt tientallen vragen in de eerste maand. Hou het kort, en zet erin:

• hoe je een defect meldt, en wat een noodgeval is;
• op welke dag en met welke mededeling de huur betaald wordt;
• wanneer het afval buiten moet, en waar de kalender te vinden is;
• de wifi-gegevens en wat je doet bij een storing;
• de afspraken over de gemeenschappelijke ruimtes.

Fouten die je volgend jaar kunt vermijden

Noteer tijdens het jaar wat misliep, en gebruik die notities in januari. Bij de meeste kotbazen komen deze dingen terug:

• pas in mei beginnen met de vraag wie blijft, terwijl de meeste studenten dan al gezocht hebben;
• oude foto's in de advertentie, waardoor bezoekers teleurgesteld zijn;
• werken die uitlopen tot de week van de intrek;
• de plaatsbeschrijving uitstellen tot na de eerste week;
• de registratie vergeten omdat er niemand naar vraagt.

Wil je dit allemaal op één plek bijhouden in plaats van in losse lijstjes? Met Kotlinq zie je per pand welke koten verhuurd zijn, tot wanneer, en welke vrijkomen. Schrijf je in op de wachtlijst.

Veelgestelde vragen