Kotlinq is in vroege toegang. In dit artikel tonen we hoe de eerste bouwstenen werken: je panden en koten, en de huurders die erin wonen.
Een pand toevoegen
Je begint met het adres van je pand. Daarna geef je aan hoeveel koten er op elke verdieping zijn: bijvoorbeeld twee op het gelijkvloers en drie op elke verdieping erboven. Heb je een kelderkot? Dan voeg je een verdieping onder het gelijkvloers toe.
Kotlinq maakt alle koten in één keer aan. Je hoeft ze dus niet een voor een in te voeren.
Kies je eigen nummering
Elke kotbaas nummert anders. Daarom kies je zelf hoe je koten heten:
- Doorlopend: Kot 1, Kot 2, Kot 3…
- Verdieping.nummer: Kot 0.1, Kot 1.1, Kot 1.2…
- Verdieping + 2 cijfers: 001, 101, 102…
- Verdieping + letter: 0A, 1A, 1B…
Je kiest ook het woord voor het nummer: Kot, Kamer, Studio, of gewoon niets. Terwijl je kiest, zie je meteen hoe je koten zullen heten. Voeg je later een kot toe, dan stelt Kotlinq automatisch het volgende nummer voor.
Huurders en huurperiodes
Bij elk kot voeg je een huurder toe, samen met een huurperiode: van wanneer tot wanneer, de maandhuur, de vaste kosten en de huurwaarborg. Met één klik vul je de data van een academiejaar in.
Een student kan meerdere huurperiodes hebben, bijvoorbeeld als die volgend jaar blijft. En een kot kan al een huurder hebben voor volgend academiejaar, terwijl de huidige student er nog woont.
De status volgt vanzelf
Je hoeft niet zelf aan te duiden of een kot verhuurd is. Loopt er vandaag een huurperiode, dan staat het kot op Verhuurd. Is er geen, dan staat het op Te huur. Wil je een kot tijdelijk niet verhuren, bijvoorbeeld tijdens werken, dan zet je het op Niet beschikbaar.
Geen dubbele boekingen
Kotlinq laat niet toe dat twee huurperiodes voor hetzelfde kot overlappen. Zo kan een kot nooit per ongeluk aan twee studenten tegelijk verhuurd worden.
Het overzicht
Op je dashboard zie je in één oogopslag hoeveel koten je hebt, hoeveel er verhuurd zijn en wat ze per maand opbrengen. In het overzicht van je huurders zie je wie er nu huurt, wie er gepland staat en wie al vertrokken is.
Wat komt er nog?
De volgende stap is het opvolgen van betalingen: per huurperiode zie je elke maand welke huur verwacht wordt en of ze binnen is. Daarna volgen contracten, plaatsbeschrijvingen en de app voor studenten.
Een voorbeeld: van leeg pand tot volledig overzicht
Stel, je verhuurt een rijhuis met vijf koten aan de Tiensestraat. Zo verloopt dat:
- Je voegt het adres toe en duidt aan: één kot op het gelijkvloers en twee op elke verdieping.
- Je kiest de nummering "Verdieping.nummer" en het woord "Kot". Kotlinq maakt Kot 0.1, 1.1, 1.2, 2.1 en 2.2 aan.
- Bij elk kot vul je de huur en de grootte in.
- Je voegt een huurder toe voor elk bezet kot, en vult de huurperiode in met de knop voor het academiejaar.
Klaar. Vanaf dan zie je welk kot verhuurd is, tot wanneer en wat die opbrengt.
Wat je bij een huurder bewaart
Bij een huurder noteer je de contactgegevens, zodat je die niet in je gsm hoeft te zoeken. Heb je een ouder of borgsteller die mee betaalt, dan voeg je die ook toe. Dat helpt als er een betaling uitblijft of bij een noodgeval. Lees ook onze 6 tips om huurachterstand te voorkomen.
Waarom een huurperiode apart staat
Een gewone Excel-lijst zet de naam van een student naast een kot. Daarmee verlies je de geschiedenis. Door de huurperiode apart te bewaren, weet je ook later nog wie er in 2025 woonde, tegen welke prijs en met welke waarborg. Dat is handig als er een vraag komt over een oude afrekening of een oude plaatsbeschrijving.
Het helpt ook vooruit: je kunt in maart al de huurder van volgend jaar inplannen. Op dat moment zie je ook welk kots nog vrij zijn voor september, zonder aparte lijst.
De volgende stappen na je huurperiodes
Zodra de huurperiode er staat, bouwt de rest daarop voort. Betalingen weten welk bedrag ze moeten verwachten. Een contract neemt de gegevens over, zoals huur, kosten en waarborg. Een plaatsbeschrijving hoort bij hetzelfde kot en dezelfde huurder. Je vult alles maar één keer in.
Veelgestelde situaties
Een student stopt tijdens het jaar. Pas de einddatum van de huurperiode aan. Het kot staat dan vanaf die datum op Te huur.
Twee studenten delen een studio. Maak voor elk een huurder aan, of kies wat bij je contract past: één contract met twee namen, of twee aparte contracten. Overleg je keuze bij twijfel met een jurist.
Een kot wordt verbouwd. Zet het op Niet beschikbaar. Zo telt het niet mee als leegstaand in je overzicht.
Wil je Kotlinq uitproberen? Schrijf je in op de wachtlijst. We laten nieuwe kotbazen stap voor stap toe en helpen je persoonlijk op weg.