De plaatsbeschrijving bij een kot: wat moet erin?

Aan het einde van het academiejaar komt bijna altijd dezelfde vraag: wat was er al beschadigd toen de student introk, en wat niet? Het antwoord staat in de plaatsbeschrijving. Tenminste, als die goed is opgemaakt.

Waarom een plaatsbeschrijving?

In Vlaanderen is een plaatsbeschrijving bij woninghuur verplicht. Ze beschermt beide partijen: de student moet bij vertrek niet opdraaien voor schade die er al was, en jij kunt aantonen welke schade er tijdens de huur bijgekomen is.

Zonder plaatsbeschrijving wordt het een stuk moeilijker om een deel van de huurwaarborg in te houden, ook als er duidelijk schade is.

Tegensprekelijk en gedetailleerd

Twee woorden zijn belangrijk:

• Tegensprekelijk: de plaatsbeschrijving wordt samen opgemaakt, in aanwezigheid van verhuurder en huurder (of hun vertegenwoordiger), en door beiden ondertekend.
• Gedetailleerd: "kot in goede staat" volstaat niet. Beschrijf per onderdeel wat je ziet.

Wat beschrijf je?

Werk ruimte per ruimte en onderdeel per onderdeel. Voor een typisch kot:

Het kot zelf

• Muren en plafond: kleur, gaatjes, vlekken, barsten.
• Vloer: soort vloer, krassen, vlekken.
• Ramen en deuren: werking, sloten, glas, raamdecoratie.
• Verlichting en stopcontacten: aantal en werking.
• Meubilair: bed, matras, bureau, stoel, kast, met hun staat.

Sanitair en keuken

• Lavabo, douche, toilet: barsten, kalk, werking van kranen en afvoer.
• Keukentoestellen in gemeenschappelijke ruimtes: werking en netheid.

Sleutels en meters

• Aantal sleutels en badges die de student krijgt.
• Meterstanden, als die per kot gemeten worden.

Wanneer maak je ze op?

Doe het bij voorkeur op de dag dat de student intrekt, als het kot nog leeg is. Zo is er geen twijfel over wat er al was. Spreek af wat er gebeurt als de student later nog iets opmerkt, bijvoorbeeld een defect dat pas na enkele dagen zichtbaar wordt.

De plaatsbeschrijving bij vertrek

Bij het einde van de huur loop je het kot opnieuw samen door, met de plaatsbeschrijving van intrede ernaast. Noteer verschillen per onderdeel. Houd daarbij rekening met normale slijtage: een kot dat een jaar bewoond is, ziet er niet meer nieuw uit, en dat is geen schade.

Zijn jullie het eens, dan kan de huurwaarborg vrijgegeven worden, eventueel na aftrek van afgesproken kosten. Zijn jullie het niet eens, dan is een goede plaatsbeschrijving van intrede je belangrijkste bewijsstuk.

Veelgemaakte fouten

• Alleen een algemene omschrijving, zonder details per onderdeel.
• Geen handtekening van de student.
• Geen foto's, of foto's zonder datum.
• De plaatsbeschrijving pas weken na de intrek opmaken.
• Normale slijtage aanrekenen als schade.

Wat zegt de wet precies?

De regels staan in het Vlaams Woninghuurdecreet. Dit zijn de punten die je moet kennen:

• Huurder en verhuurder zijn allebei verplicht om samen een plaatsbeschrijving op te maken.
• Ze moet er zijn voor de start van de huur of tijdens de eerste maand, gedateerd en door beide partijen ondertekend.
• Doen jullie het zelf, dan is ze kosteloos. Schakel je een deskundige in, dan delen jullie de kosten.
• Je registreert de plaatsbeschrijving mee met het contract, binnen de termijn van 2 maanden. Dat kan online via MyRent.

Deze regels gelden in Vlaanderen. Ligt je kot in Brussel, kijk dan de Brusselse regels na.

Samen doen of een deskundige inschakelen?

Voor een gewoon kot maken de meeste kotbazen de plaatsbeschrijving zelf. Dat is gratis en je kent je pand het best. Een deskundige komt vooral in beeld als een kot net gerenoveerd is, duur ingericht is of als er eerder discussie was. Een onafhankelijke persoon kan dan veel gedoe besparen.

Woorden die werken, en woorden die niets zeggen

Een plaatsbeschrijving moet iemand die het kot nooit zag, kunnen helpen. Vergelijk:

Nummer je foto's en verwijs ernaar in de tekst. Zo kan niemand later twijfelen over welke kras je bedoelt.

Normale slijtage of schade?

Dit is waar de meeste discussies over gaan. Er bestaat geen volledige lijst, maar dit is een bruikbare richtlijn:

Hoe oud iets was, telt mee. Een bureau van tien jaar oud rekent je niet aan voor de nieuwprijs.

Na het vertrek: de waarborg

Vergelijk bij het vertrek de twee plaatsbeschrijvingen naast elkaar en noteer enkel de verschillen. Maak van wat je wil inhouden een korte lijst, met per punt het bedrag en liefst een offerte of factuur.

De student stelt de waarborg ten vroegste 3 maanden voor de start, en die bedraagt maximaal 2 maanden huur. Staat ze op een geblokkeerde rekening, dan is een akkoord van jullie beiden of een beslissing van de rechter nodig om ze vrij te geven. Hoe duidelijker je lijst, hoe sneller dat gaat.

Een praktische volgorde voor de dag zelf

1. Laad de plaatsbeschrijving van het vorige jaar, of maak een sjabloon per kot.
2. Loop het kot alleen door en neem foto's nog voor de student er is.
3. Doe de ronde samen, in dezelfde volgorde: van de deur met de klok mee.
4. Test alles wat werkt op stroom of water.
5. Noteer de meterstanden en de sleutels.
6. Laat de student opmerkingen toevoegen, en laat allebei tekenen.
7. Geef meteen een kopie, en registreer ze samen met het contract.

In Kotlinq bouwen we een digitale plaatsbeschrijving met foto's per ruimte, die je bij vertrek naast die van intrede legt. Schrijf je in op de wachtlijst.

Veelgestelde vragen

Dit artikel geeft algemene informatie over de regels in Vlaanderen en is geen juridisch advies. Regels veranderen en hangen af van je situatie: kijk bij twijfel de officiële tekst na of vraag raad aan een jurist.